Digitalisierung im Mittelstand

Unternehmen, egal welcher Größe, profitieren von der Digitalisierung. Sie steigern ihren Umsatz und wachsen schneller. Das zeigen eine Vielzahl von Umfragen und Statistiken. Aber was genau bedeutet Digitalisierung? Und wie schaffen es mittelständische Unternehmen, diese zu ihrem Vorteil zu nutzen? Dieser Artikel schafft einen Überblick.

Was bedeutet „Digitalisierung“?
Alle reden davon, jeder meint zu wissen, was damit gemeint ist – irgendwas mit Internet. Sicher ist, dass wir alle mitmachen müssen – privat, beruflich, jedes Unternehmen –, sonst „verpassen wir den Anschluss“, wie auch unsere Bundeskanzlerin Angela Merkel befürchtete. Um jetzt nicht in Panik zu verfallen und wahllos Webseiten und Profile in sämtlichen Social-Media-Kanälen anzulegen, lohnt es sich, einen Blick auf die Bedeutung des Wortes zu werfen.
„Digital“ bezeichnet eine Darstellung von analogen Daten und Signalen mittels Zahlen, den berühmten Einsen und Nullen. Früher sah die (analoge) Buchführung so aus: Die Werte von Ein- und Ausgaben wurden in ein Buch eingetragen. Der Buchführer rechnete Summen und Differenzen selbst aus. Heute tragen wir die Werte in eine Software ein, die die Berechnungen automatisch ausführt, eine Bilanz erstellt, die Daten an den Steuerberater schickt, bei Auffälligkeiten Alarm schlägt und vieles mehr.
Digitalisierung ist der Prozess, in dem alle Vorgänge, die ursprünglich analog stattfanden, mittels Digitaltechnologie durchgeführt und automatisiert werden. Marketing, Vertrieb, Buchführung, Herstellung, Kundensupport, Controlling, Forschung ... in jeder Abteilung, in jeder Branche bieten sich Chancen zur Optimierung durch Digitalisierung.

Chancen durch Digitalisierung
Die digitalen Repräsentationen von Daten werden auf Computern und anderen Geräten gespeichert und können bearbeitet, geteilt oder durchsucht werden. Das spart Platz, Zeit und Geld. Mitarbeiter eines Bauunternehmens können mit einem Smartphones Störungen und Verbesserungsvorschläge direkt von der Baustelle aus melden. Über eine App können sich Angestellte im Fuhrwerk einen Firmenwagen reservieren, nachschauen, ab wann wieder ein Fahrzeug frei wird und im Fall des Falles den Arbeitgeber direkt über einen Schaden informieren.
Im Marketing sind durch Digitalisierung enorme Reichweitensteigerungen möglich, Werbung kann gezielt auf spezielle Kundengruppen ausgerichtet werden. Der Vertrieb profitiert beispielsweise durch eine Kundendatenbank und automatische Etikettierung. Maschinen, die den Stand einer Produktion mittels Sensoren erkennen, machen die Herstellung effizienter. Kunden, die zu jeder Tageszeit über einen Chat informiert und beraten werden können, sind zufriedener.
Jedes Unternehmen sollte individuell und kritisch prüfen, welche Abläufe es gibt, wie diese aktuell durchgeführt werden und wie sie durch eine Übersetzung ins Digitale verbessert werden könnten. Es gibt nicht die eine Lösung, die für jede Firma gleichermaßen funktioniert. Die folgende Auflistung gibt einen Überblick, welches die ersten Schritte hin zum digitalen Unternehmen sein können.

Die Basics der Digitalisierung

1. Webseite
Eine Webseite sollte heutzutage selbstverständlich sein. Fast dreiviertel aller mittelständischer Unternehmen besaßen 2016 laut einer Statistik des Statistischen Bundesamtes eine eigene Webseite. Eine Internetpräsenz ermöglicht eine reichweitenstarke Außendarstellung der Firma. Nahezu 70 Prozent der Deutschen surfen per Smartphone, daher sollte die Webseite auch für mobile Geräte optimiert sein.

2. Online-Kundensupport
Über ein Kontaktformular oder eine Chatfunktion können sich Kunden mit dem Unternehmen in Verbindung setzen. Eventuell ist sogar eine Kontaktaufnahme über Facebook, WhatsApp oder andere Kanäle möglich.

3. Social-Media-Profile
Ob ein Profil in den sozialen Netzwerken für das Unternehmen förderlich ist, muss individuell entschieden werden. Ist es im B2C-Bereich tätig, ist ein Facebook-Profil empfehlenswert. Je nach Zielgruppe ist auch die Auffindbarkeit bei Instagram, Twitter, Pinterest oder Snapchat von Vorteil.

4. Online-Shop
Über einen Online-Shop können Kunden Produkte bestellen und bezahlen. Der Bestellprozess ist optimiert auf die Bedürfnisse des Kunden. Der Kunde wird durch den gesamten Prozess geleitet. Natürlich bietet sich ein Online-Shop nicht für jedes Unternehmen an. Dienstleister können stattdessen von einer Online-Terminvergabe Gebrauch machen.

5. Sammeln und Auswerten von Daten
Alle Daten, die in einem Unternehmen anfallen – sei es Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Gewinne und Verluste, Lieferantendaten etc. – werden digital aufgenommen und gespeichert. Richtig spannend wird es, wenn diese Daten für spezielle Fragestellungen ausgewertet und anhand der gewonnenen Erkenntnisse wiederum Prozesse optimiert werden.

6. Mobile Geschäftssoftware
Mitarbeiter können unabhängig von Gerät und Standort auf Mails, Kalender und sonstige Unternehmenssoftware zugreifen.

7. Projektplattformen und Webkonferenzen
Die Kommunikation mit Geschäftspartnern und externen Projektmitarbeitern wird durch Online-Angebote vereinfacht.

8. Papierloses Büro
Von der Krankmeldung bis zur Rechnung: Jedes Schriftstück, jeder Vorgang, der vormals mit Papierformularen abgewickelt wurde, wird durch eine digitale Lösung ersetzt.

9. IT-Sicherheit
Das Unternehmen ist sich der Anfälligkeit der digitalisierten Daten und Prozesse bewusst und schützt sie vor unerlaubten Eingriffen von innen und außen.